Groupe d'auditeurs externes de l'Organisation des Nations Unies

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Règlement intérieur du Groupe des auditeurs externes

Adopté le 27 novembre 1967 à la dixième session ordinaire du Groupe
Modifié le 10 décembre 2012 à la cinquante-troisième session ordinaire du Groupe, tenue à New York
Modifié le 21 novembre 2023 à la soixante-troisième session ordinaire du Groupe, tenue à New York

Composition

1. Conformément au paragraphe 1 de l’annexe à la résolution 1438 (XIV) de l’Assemblée générale, les membres du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies et les auditeurs externes désignés par les institutions spécialisées et par l’Agence internationale de l’énergie atomique (AIEA) constituent le Groupe des auditeurs externes de l’Organisation des Nations Unies, des institutions spécialisées et de l’Agence internationale de l’énergie atomique, ci-après dénommé le Groupe.
2. Sauf disposition contraire prévue au paragraphe 33, au cas où une personne cesserait d’être membre du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies ou auditrice ou auditeur externe désigné(e) d’une institution spécialisée ou de l’AIEA, elle cesse automatiquement d’être membre du Groupe.
3. La vacance ainsi créée est remplie par la personne nouvellement nommée membre du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies ou auditrice ou auditeur externe désigné(e) d’une institution spécialisée ou de l’AIEA, suivant le cas.

Objectifs

4. Les membres du Groupe ont pour objectif de renforcer la coordination des audits dont ils ont la charge et d’échanger des informations sur leurs méthodes de travail et les conclusions de leurs travaux. Le Groupe peut également soumettre une opinion, une observation ou une recommandation aux chefs de secrétariat des organisations participantes sur les questions de sa compétence, afin de les conseiller et d’assurer un plus haut degré d’uniformité des normes d’audit et d’utilisation des principes comptables au sein des organisations constituant le système des Nations Unies. En outre, les chefs de secrétariat des organisations participantes peuvent, par l’entremise de l’auditrice ou auditeur (ou des auditeurs) de leur organisation, soumettre des demandes de conseils ou d’avis au Groupe.

Sessions

5. Le Groupe décide de la fréquence de ses sessions ordinaires, qui doit être en toutes circonstances d’au moins une session annuelle. La présidence détermine les dates des sessions en consultation avec les membres.
6. Le Groupe peut tenir une session extraordinaire à d’autres dates si certaines questions nécessitent son attention. En pareil cas, la présidence communique aux membres les raisons de cette convocation et sollicite leur avis sur l’opportunité de tenir ou non une telle session. Si elle reçoit un vote affirmatif de la majorité des membres, elle fixe la date et le lieu de la session extraordinaire conformément aux principes de l’article 9 du présent règlement intérieur.
7. Tout membre qui ne peut assister à une session peut y être représenté par une ou un suppléant(e) dont le nom est communiqué par écrit à la présidence par le membre autorisé de l’institution supérieure de contrôle des finances publiques concernée.
8. À toutes les sessions, le quorum est constitué de la majorité simple des membres et des représentantes et représentants dûment nommés. Chaque membre ou représentante ou représentant dûment nommé(e) a droit à une voix. Lorsqu’une proposition reçoit le même nombre de voix pour et contre, elle est rejetée.
9. Les sessions sont tenues à l’endroit dont décident les membres, après avoir dûment tenu compte de certains facteurs tels que l’économie ou la commodité.
10. Le Groupe se réunit à huis clos. Toutefois, les membres du Groupe peuvent être accompagnés de membres de leur personnel. La présidence peut également inviter toutes autres personnes dont elle jugerait la présence souhaitable pour l’examen de telle ou telle question en particulier.

Bureau du groupe

11. Le Bureau est composé de la Présidente ou du Président et de la Vice-Présidente ou du Vice-Président du Groupe. Ces personnes sont élues par les membres à la fin de chaque session ordinaire et exercent leurs fonctions jusqu’à la fin de la session ordinaire suivante.
12. La présidence et la vice-présidence du Groupe sont exercées en toutes circonstances par un membre du Comité des commissaires aux comptes de l’Organisation des Nations Unies et par l’auditrice externe ou l’auditeur externe d’une institution spécialisée ou de l’AIEA.
13. Si la personne exerçant la présidence cesse d’être membre du Groupe, la présidence est automatiquement déclarée vacante.
14. En cas de vacance de la présidence, la personne occupant la vice-présidence assume les fonctions de Présidente ou Président jusqu’à l’expiration du mandat de sa prédécesseure ou de son prédécesseur et charge un membre du Groupe d’assurer la vice-présidence par intérim, en suivant les principes de l’article 12 du présent règlement intérieur, jusqu’à ce qu’une élection puisse avoir lieu.
15. Si la personne occupant la vice-présidence cesse d’être membre du Groupe, la présidence peut désigner une Vice Présidente ou un Vice-Président par intérim parmi les autres membres du Groupe, conformément aux dispositions de l’article 14 ci-dessus.

Fonctions des membres du bureau

16. La Présidente ou le Président : a) convoque les sessions conformément aux articles 5 et 6 du présent règlement ; b) présente l’ordre du jour provisoire de la session ; c) dirige les séances de la session ; d) envoie toute correspondance nécessaire au nom du Groupe ; e) représente le Groupe devant tous organes, commissions, chefs de secrétariat, etc. selon les besoins ; f) nomme les membres de toutes commissions du Groupe jugées nécessaires.
17. La Présidente ou le Vice-Président : a) préside les séances en l’absence de la Présidente ou du Président ; b) sur demande de la Présidente ou du Président, représente le Groupe devant tous organes, commissions, chefs de secrétariat, etc. ; c) assume la présidence lorsque la Présidente ou le Président cesse d’être membre du Groupe.

Secrétaire du groupe

18. Le ou la Secrétaire exécutif(ve) à plein temps du Comité des commissaires aux comptes, nommé(e) par le Bureau du Contrôleur du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, exerce également les fonctions de Secrétaire du Groupe.
19. La ou le Secrétaire a pour fonctions : a) de tenir les documents officiels du Groupe, qui restent dans son bureau et qui peuvent être mis à la disposition des membres le cas échéant ; b) d’aider la Présidente ou le Président à établir l’ordre du jour, les mémorandums de la présidence et les documents de travail techniques à examiner durant la session ; c) de prendre les mesures nécessaires pour que les dispositions matérielles, telles que la réservation d’une salle de conférence et les services d’interprétation soient disponibles ; d) de rédiger les projets de compte rendu confidentiel de session et de rapport de session à soumettre à l’approbation de la présidence et des membres du Groupe ; e) de tenir les membres du Groupe informés des nouveautés introduites au Siège de l’Organisation des Nations Unies, tels que les décisions de politique générale, les décisions prises par l’Assemblée générale, les recommandations faites par le Comité consultatif pour les questions administratives et budgétaires et les décisions prises par le Conseil des chefs de secrétariat des organismes des Nations Unies pour la coordination, entre autres organes, sur les questions intéressant le Groupe ; f) de diffuser les divers rapports d’audit annuels, les mémorandums de la présidence, les documents de travail et toute autre documentation pertinente aux membres ; g) d’assurer la liaison avec divers organes tels que le Corps commun d’inspection et d’organiser, à la demande de la présidence, des réunions avec des membres clés du personnel ; h) de s’acquitter de toute autre tâche ou responsabilité que lui confierait la présidence avec notification aux autres membres.
20. Si la ou le Secrétaire n’est pas en mesure d’exercer ses fonctions, la Présidente ou le Président prend des dispositions, par l’entremise du Bureau du Contrôleur du Secrétariat de l’Organisation des Nations Unies, pour qu’une ou un Secrétaire temporaire assume l’intérim en attendant que la ou le Secrétaire à plein temps puisse reprendre ses fonctions ou qu’une autre personne soit nommée Secrétaire, suivant le cas.

Questions à examiner

21. Chaque membre informe la présidence, avant la date fixée par celle-ci et communiquée aux membres dans ses mémorandums, des points dont elle ou il propose l’inscription à l’ordre du jour de la session ordinaire du Groupe. Chaque fois que nécessaire ou possible, des notes explicatives doivent être fournies pour que les membres puissent apprécier l’objet et la portée du point.
22. Au plus tard 30 jours avant la date fixée pour la première séance de la session ordinaire, la présidence transmet aux membres un ordre du jour provisoire, où sont également indiqués le lieu et l’heure des séances.
23. L’inscription à l’ordre du jour de points supplémentaires peut être proposée pendant la session, et ces points peuvent être inscrits à l’ordre du jour au moment où ils sont proposés.

Représentation du groupe

24. En règle générale, la Présidente ou le Président et la Vice-Présidente ou le Vice-Président assurent la représentation du Groupe, mais si, pour une raison quelconque, il ne leur est pas possible de représenter le Groupe à une conférence ou une réunion, la Présidente ou le Président peut désigner un membre à cet effet. Cette règle ne doit pas être interprétée comme limitant le droit d’un membre d’assister à une telle conférence ou réunion, et il incombe à la présidence d’informer tous les membres du Groupe de la tenue d’une telle conférence ou réunion.
25. Chaque fois que le Groupe est représenté devant un comité ou autre organe, il incombe à sa représentante ou à son représentant de faire immédiatement rapport à tout membre non présent.

Rapports, mémorendum et autres correspondances officielle du groupe

26. Aucun engagement pris par l’un de ses membres n’engage le Groupe, à moins que celui-ci n’ait dûment autorisé cette personne à le prendre.
27. Chaque membre communique sans tarder aux membres du Groupe les communications ayant un lien avec les fonctions du Groupe qu’elle ou il reçoit ou émet.
28. Aucun avis, observation ou recommandation du Groupe résultant des séances tenues pendant la session n’est transmis ou publié sous une forme autre que celle convenue par la majorité des membres présents à la session.
29. Lorsqu’un membre est en désaccord avec une décision, opinion, recommandation ou conclusion de la majorité du Groupe, elle ou il peut :
    1. demander que son désaccord soit officiellement consigné dans le compte rendu du Groupe ;
    2. demander également que les raisons de son désaccord soient consignées dans le compte rendu du Groupe ; et/ou
    3. exposer dans le rapport du Groupe son désaccord avec le consensus sur le point particulier en cause, et indiquer les raisons de ce désaccord ; et quel que soit le moyen qu’elle ou il choisit pour donner acte de son désaccord, les autres membres doivent agir de telle manière que son point de vue soit honnêtement exposé, pour le cas où une question se poserait à cet égard.
30. Si le Groupe doit prendre une décision entre deux sessions sans que, de l’avis de la présidence, cette décision nécessite une session extraordinaire mais seulement le consentement des membres, la présidence peut solliciter l’avis des membres par communication directe et donner effet à leur opinion majoritaire sous forme de décision du Groupe.
31. À moins que le Groupe n’en décide autrement, les communications adressées à chaque organisation sont transmises signées du membre qui est l’auditeur ou l’auditrice (ou l’un des auditeurs) de l’organisation.

Octroi du statut d'observateur aux anciens membres du groupe pour une durée limitée

32. Les membres du Groupe qui cessent d’exercer les fonctions d’auditeurs externes auprès des institutions spécialisées des Nations Unies souhaitent conserver un lien avec le Groupe en qualité d’observateurs ou d’observatrices. Les membres actuels et futurs du Groupe peuvent ainsi tirer parti de leur expérience et bénéficier sans discontinuité du transfert des connaissances institutionnelles, tandis que les membres sortants du Groupe entretiennent leur connaissance du système des Nations Unies et des normes d’audit correspondantes.
33. Les membres du Groupe qui cessent d’exercer les fonctions d’auditeurs externes bénéficient donc du statut d’observateur ou d’observatrice pour une durée limitée à trois ans après avoir cessé leurs fonctions. En leur qualité d’observateurs ou d’observatrices, ils participent pleinement aux séances du Groupe, mais n’ont pas le droit de vote.

Amendement

34. Le Groupe examinera périodiquement l’efficacité du présent règlement intérieur ainsi que la qualité des informations communiquées aux membres et la rapidité avec laquelle elles leur sont fournies.