المحتويات
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إعداد مرفق تخزين سجلات البعثة
الحد الأدنى لمعايير تخزين السجلات شبه النشطة
الأمور الواجب أخذها بعين الاعتبار عند تحديد مساحة تخزين السجلات شبه النشطة
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
أمور أساسية ينبغي تذكرها بخصوص إعداد مرفق تخزين سجلات البعثة- الحفاظ على جفاف وبرودة المرفق
- ضرورة صيانة المرفق بصورة جيدة
- فحص/مراقبة مرفق تخزين سجلات البعثة بشكل يومي
- إحكام إغلاق مرفق تخزين سجلات البعثة طيلة الوقت
سوف تحتاج البعثات الميدانية إلى مرفق قريب من المكتب لتخزين السجلات شبه النشطة التي مازالت البعثة بحاجة إليها لقيمتها المرجعية، وذلك بدل من نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. يتولى موظف إدارة السجلات مسؤولية ضمان ملاءمة مساحة التخزين هذه واختيارها بعناية وفقا لمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات الموضحة أدناه. وعند تنظيم عملية التخزين فعليا، يمكن استخدام هذا القسم كقائمة مرجعية لمتابعة أوضاع هذا المرفق.
وتضم الأمثلة على مساحة تخزين السجلات شبه النشطة ما يلي:
- مرفق تخزين سجلات/مركز سجلات البعثة
- صوانات التخزين في المكتب
- خِزانات الملفات في المكتب
- خادم احتياطي (للسجلات الإلكترونية)
يعتبر مرفق تخزين السجلات/مركز السجلات، متى توفر، الموضع الأمثل لتخزين سجلات البعثة شبه النشطة؛ وذلك لأن موظفي السجلات هم الأقدر على تولي شؤون التحكم البيئي وتخزين السجلات وخدمات الاسترجاع وغير ذلك من الأمور التي يناقشها هذا القسم. وبغض النظر عن المكان الذي يتم فيه حفظ السجلات شبه النشطة، فإنه ينبغي الالتزام بحد أدنى من المعايير المادية لضمان عدم تعرض السجلات شبه النشطة للمخاطر التالية:
- التلف
- الوصول غير المصرح به
- التدمير نتيجة للحرائق أو الفيضانات أو غير ذلك من الكوارث
وكل ذلك يعني ضرورة التأكد من إمكانية غلق منطقة التخزين فضل عن قصر إمكانية الوصول إليها على الزملاء المصرح لهم فقط والذين هم في حاجة فعلية لمعاينة السجلات. كما ينبغي التأكد من حماية مساحة التخزين بشكل ملائم من الحرائق والفيضانات وغير ذلك من الكوارث.
الحد الأدنى لمعايير تخزين السجلات شبه النشطة
للالتزام بمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات، يجب أن يتوفر في مخزن السجلات شبه النشطة ما يلي:
- إتاحة إمكانية استعادة السجلات المخزنة في الوقت المناسب لتلبية الأهداف المحددة من قبل المكتب
- حماية السجلات من الحرائق والفيضانات وغير ذلك من الأضرار
- قصر إمكانية الوصول إلى السجلات على الأفراد الملائمين وتوفير قدر كاف من الأمن لمنع الدخول غير المصرح به إلى المخزن
- الحفاظ على الظروف البيئية بما يتوافق مع المعايير التي يمكن تطبيقها
- خلو المكان من أية إمدادات للمياه أو الغاز أو الكهرباء تمر عبره
- تزويد مساحة التخزين بأرفف يقوم الرف العلوي فيها بوظيفة السقف ويرتفع الرف السفلي عن الأرض بمقدار 6 بوصات/15 سم على الأقل
مربع معلومات مسودة المواصفات الخاصة بالعقد الإطاري لحاويات تخزين السجلات
- قد ترغب البعثات في استخدام نموذج المواصفات الخاصة بحاويات تخزين المحفوظات كدليل إرشادي
الأمور الواجب أخذها بعين الاعتبار عند تحديد مساحة تخزين السجلات شبه النشطة
ينبغي الاستقرار على مساحة معينة لمركز السجلات عندما لا يتجاوز حجم السجلات الواردة حجم السجلات التي يتم التخلص منها. ويمكن أن يساعد إجراء مسح بسيط للسجلات مع الجدول الزمني للاحتفاظ في تقدير المساحة المطلوبة وحسابها.
تتوفر إرشادات إضافية في عينة عرض الميزانية فيما يتعلق بالمستلزمات الأساسية لإنشاء برنامج إدارة السجلات.
مربع معلومات التوصيات الخاصة بالتخطيط لعملية تخزين السجلات شبه النشطة
- ابحث عن مساحة كبيرة مفتوحة ذات سقف بارتفاع مناسب بحيث يمكن أن تكون أكثر جدوى، عند تزويدها بأرفف، من العديد من مساحات التخزين الصغيرة
- اترك متسعا وافرا من الوقت لتصميم الرسم التخطيطي للأرضيات لضمان تحقيق الحد الأقصى من السعة الكلية للأرفف (ومن ثم الصناديق)
- افحص تحمل الأرضيات للتأكد من إمكانية تحملها للوزن الذي تخطط لتحميله عليها – الأرفف والصناديق/السجلات
- تذكر أن التحميل على أرفف متحركة يمنح مساحة أكبر، ولكنه أكثر تكلفة كما أنه يزيد الحمل على الأرضيات
- في حالة الرغبة في استخدام أرفف عالية جدا، فإنه ينبغي الأخذ بعين الاعتبار توفير معدات وصول (سلالم وما إلى ذلك) وسلامة الموظفين
- اترك بين مجموعات الأرفف ممرات بعرض 36 بوصة/91 سم، واستعن بلوائح الحريق المعمول بها
- اترك ممرات رئيسية بعرض 48 بوصة/122 سم، واستعن بلوائح الحريق المعمول بها
أنواع السجلات وصيغها
تحتاج الوسائط المختلفة إلى متطلبات تخزين مختلفة وقد تكون هناك حاجة إلى مخزن منفصل أو خاص لتخزين أنواع معينة من السجلات. فعلى سبيل المثال، ينبغي تخزين الوسائط الرقمية والمغناطيسية في أرفف خاصة. كما تتطلب هذه الوسائط ظروف بيئية مختلفة عن تلك التي يتطلبها الورق، كما هو الحال أيضا مع الوسائط الصوتية والمرئية وقد لا تتمكن من توفير مساحات تخزين منفصلة لكافة الوسائط المختلفة، لكن ضع في عين الاعتبار عند وضع المعايير البيئية أنه لا بد من توفير مناخ عملي مشترك من مساحات التخزين يتيح أفضل إمكانية للوصول إلى كافة الوسائط حين طلبها.
عمليات التحكم البيئي
يتمتع الورق بدرجة مدهشة للتحمل تمكنه من الصمود لفترات طويلة، ومع ذلك فإن تخزين السجلات الورقية في بيئة تنخفض فيها درجات حرارة ونسبة الرطوبة يعد ممارسة جيدة. وتتطلب الوسائط الرقمية والمغناطيسية فضل عن الوسائط الصوتية والمرئية، مثل المطبوعات الفوتوغرافية والأفلام والميكروفيلم، ظروف بيئية ذات مواصفات خاصة. ففي حالة حدوث تقلبات بيئية، تتضرر هذه الوسائط كافة. ووفقا للموقع الجغرافي، لا بد من تحديد ما إذا كانت هناك حاجة لتركيب أجهزة تكييف الهواء أو العثور على مبنى يتمتع بنظام مركزي للتحكم في استقرار درجة الحرارة. في حالة اتخاذ قرار بتركيب أجهزة تكييف الهواء، فإن ذلك يتطلب إدارة حريصة لضمان عمله بما يتماشى والمقاييس المحددة، إضافة لاستمراره في العمل حتى في حالة عدم وجود الأفراد، مع صيانته بشكل منتظم.
النظافة والتحكم في الأتربة
تتعرض جميع أماكن تخزين السجلات للأتربة، لذا يجب الالتفات إلى مشكلة الأتربة. فقد تتسبب الأتربة في إحداث ضرر بالغ في الوسائط المغناطيسية والرقمية، لكن ذلك لا يلاحظ بشكل واضح مع الورق. لذا، فهناك حاجة إلى التأكد من تنظيف مخزن السجلات شبه النشطة بانتظام وبما يناسب الوسائط المخزنة في هذا المخزن. يمكن أن تكون عملية النظافة مصدرا لمخاطر أمنية ما لم يقوم بها أشخاص موثوق بهم أو يخضعون لإشراف دقيق، فضل عن كونها مصدر خطر للسجلات ما لم يتم تنفيذها وفقا لأفضل الممارسات الخاصة بمخازن السجلات. كما ينبغي التأكد من عدم اشتمال أساليب التنظيف على ما يشكل خطرا على السجلات ويعرضها للتلف كالماء أو المواد الكيميائية، علاوة على ذلك ينبغي التأكد من وعي عمال النظافة بالمتطلبات الخاصة لهذا النوع من العمليات.
التكاليف
هناك عدد من عناصر التكلفة التي ينبغي أخذها بعين الاعتبار عند إعداد مخزن السجلات شبه النشطة:
- تكاليف إعداد المبنى والأجهزة (بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر)
- تكاليف الصيانة مثل: الإيجار أو الضرائب، الصيانة العامة للمبنى، الأجهزة الخاصة
- الأمن
- التأمين
- الخدمات التسليم، التدمير
- المرافق
| جدول: مزايا وعيوب التخزين في الموقع والتخزين خارج الموقع | |
مزايا التخزين في الموقع |
عيوب التخزين في الموقع |
• سهولة الوصول وسرعة الاسترجاع • ضمان الأمن • الموارد متاحة بالفعل ومن ثم يمكن أن تكون التكاليف أقل |
• المحدودية الممكنة للتجهيزات • القصور المحتمل في السعة • عدم ملائمة المخزن – الأدوار السفلية، الأنابيب، الأشكال غير المتسقة، الأسقف المنخفضة |
مزايا التخزين خارج الموقع |
عيوب التخزين خارج الموقع |
• البناء بغرض التخزين أو التحويل إلى مخزن – إعداد الموقع مع معرفة كاملة بالمخاطر والمخاطر التي يتم التعويض عنها • موقع منخفض التكاليف • سعة كبيرة • قدرة جيدة على الحماية من الكوارث |
• قد يصعب تحقيق الأمن • قد يصعب الوصول إلى السجلات • قد تصعب عملية الاسترجاع من مسافة بعيدة وقد تكون مكلفة • ارتفاع تكاليف النقل |
استرجاع السجلات
عند اتخاذ قرار بتحديد موقع مخزن السجلات شبه النشطة، فهناك حاجة للتفكير في كيفية الوصول إلى السجلات وإدارتها. فهل سيكون هناك شخص يتولى مسؤولية التعامل مع طلبات الوصول إلى السجلات؟ وفي حالة وجود هذا الشخص، هل ترغب في استلام طلبات الاسترجاع عبر الفاكس و/أم عبر البريد و/أم البريد الإلكتروني و/أم الهاتف؟ في مثل هذه الحالة، ينبغي التأكد من شراء الأجهزة وتركيبها (بما في ذلك خطوط الهاتف). وفي حالة ضرورة انتقال شخص من المكتب إلى مرفق التخزين لجلب السجلات، وهو أمر من المرجح حدوثه، فلابد من تحديد النطاق الزمني المناسب للعودة بعد أداء تلك المهمة.
عمليات نقل السجلات من المكتب إلى مخزن السجلات شبه النشطة
فيما يتعلق بنقل السجلات من المكتب إلى منطقة التخزين، فإن المسألة الرئيسية هنا هي تأمين الوصول إلى المرفق. ويعد توفير مخزن تحميل يقتصر استخدامه على المكتب إجراءا نموذجيا. كما يلزم التفكير في كيفية نقل السجلات. ويمكن هنا أن تقوم البعثة الميدانية بنقل السجلات في مركباتها الخاصة كإجراء نموذجي.
قبل أن تتمكن البعثة من الاستعانة بمقاول، يحتاج موظف إدارة السجلات إلى الحصول على موافقة قانونية لضمان حماية كل ما يتعلق بميثاق الأمم المتحدة من امتيازات وحصانات وغير ذلك من التدابير. في حالة الاستعانة بمقاول، يجب إجراء فحص وتدقيق جيد بشأنه للتأكد من إمكانية الاعتماد عليه وفهمه لجوانب الأمن والحماية المتعلقة بنقل السجلات، ويجب أن تكون موافقته على الوفاء بهذه الشروط جزءا من العقد.
الأمن
عند اختيار موقع ومبنى التخزين فلا بد من ضمان توفر الأمن بالمخزن بحيث يحول دون الدخول غير المصرح به. كما تدعو الحاجة إلى المقارنة بين التهديدات المترتبة على وجود جيران والتهديدات المترتبة على عدم وجود جيران. علاوة على الحاجة إلى التحقق من تطبيق معايير أمن مشددة عند شراء المخزن أو إعادة تجهيزه.
المساحات التي لا يتم التخزين فيها
يتحتم على نحو خاص في حالة وجود المخزن في موقع بعيد عن المكتب، الأخذ بعين الاعتبار تلك المرافق الأخرى المطلوبة. وتتضمن هذه المرافق ما يلي:
- منطقة الاستلام/التصنيف ويجب أن تكون كبيرة بشكل كاف لتتلاءم مع شحنات السجلات الجديدة
- منطقة التدمير، وهي منطقة منفصلة مخصصة للسجلات المعدة للتدمير
- مساحة المكتب (تتوقف على عدد الموظفين والوقت الذي يمكثون خلاله في المكتب)
- أجهزة المكتب (الكمبيوتر والهاتف والناسخة الضوئية وجهاز الفاكس)
- أدوات إنشاء الرسوم المصغرة و/أو التحويل إلى صيغة رقمية
الأجهزة
لا بد من تحديد الأجهزة المطلوبة وتحديد الأفضل منها بما يتناسب مع الاحتياجات والموارد. وعند شراء الأرفف والسلالم والنقالات، يرجى استشارة موظفي قسم إدارة المحفوظات والسجلات. كما يمكن تقديم توجيهات بشأن نموذج عرض الميزانية فيما يتعلق باللوازم الأساسية لإنشاء برنامج إدارة السجلات ونموذج المواصفات الخاصة بحاويات تخزين المحفوظات. كما أن هناك حاجة إلى عبوات للتخزين في شكل صناديق، ويوصي قسم إدارة المحفوظات والسجلات باستخدام صناديق تتوافق مع معايير الصناديق التي يستخدمها القسم (لمزيد من التفاصيل يرجى الرجوع إلى قسم إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثة في مجموعة الأدوات هذه). من خلال استخدام الصندوق في المرحلة الأولي، يتسنى حساب العرض والعمق المطلوبين للأرفف لضمان إمكانية وضع الصناديق بشكل ملائم في الأرفف بدون إهدار لمساحات الأرفف.
بمجرد اختيار مخزن السجلات شبه النشطة، فإنه سوف يحتاج إلى إدارة للمرافق، شأنه في ذلك شأن باقي مرافق أبنية الأمم المتحدة. ويجب صيانة ومتابعة مرفق التخزين لضمان استمرار التزامه بمعايير الأمن والبيئة. وتوجد قائمة مرجعية في نهاية هذا القسم تعرض المهام والإجراءات التي يلزم القيام بها كسبيل لضمان صيانة منطقة التخزين بشكل جيد.
قائمة مرجعية: صيانة مساحة تخزين السجلات شبه النشطة
- هناك نظام للنظافة لا يشتمل على استخدام المواد الكيميائية والماء وغير ذلك مما يشكل خطرا على السجلات.
- هناك نظام صيانة دوري للتأكد من:
- سلامة الأسقف
- عدم انسداد المزاريب والبالوعات
- تأمين الأبواب والنوافذ
- اختبار أجهزة الإنذار بالحرائق والفيضانات والسطو
- ويتحقق ذلك عبر تلك الممارسة التي تتمثل في التجول في المخزن بشكل يومي للتأكد من سلامته وعدم وجود تسرب للمياه أو محاولات دخول بالقوة وعدم وجود علامة تشير إلى وجود قوارض أو نشاط حشري، إلى جانب التأكد من عدم ترك الصناديق على الأرض وعدم وجود علامة تشير إلى تناول الطعام في منطقة التخزين أو التدخين فيها وغير ذلك من العلامات. (يقوم بذلك شخص واحد يكون لديه تصور عام عن الأوضاع الطبيعية للمكان ومن ثم يمكنه التعرف مباشرة على أية تغييرات تحدث فيه)
تتم مراقبة درجة الحرارة والرطوبة بشكل منتظم
أقسام مجموعة الأدوات الأخرى ذات الصلة
- القسم الثاني عشر – إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثة
- القسم الثالث عشر – التأهب للطوارئ في مرفق تخزين سجلات البعثة
مرفق تخزين السجلات/مركز سجلات البعثة: وهو مساحة تخزين تخضع لعملية إدارة محكمة لتخزين السجلات شبه النشطة ويتولى إدارتها مدير السجلات وفقا لمعايير قسم إدارة المحفوظات والسجلات. ويتم حفظ السجلات في هذه المساحة على نحو آمن بحيث يتسنى تدميرها أو نقلها إلى قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وتقع هذه المساحة داخل، أو بالقرب من، المكتب حيث يتم جلب الملفات ويكون منفصل عن مساحة تخزين الملفات التي مازالت قيد الاستخدام.
السجلات شبه النشطة: تلك السجلات التي لم تعد هناك حاجة للوصول إليها بشكل سريع لدعم العمل ومن ثم يمكن نقلها من المكتب إلى مخزن السجلات شبه النشطة. وتعرف السجلات شبه النشطة أيضا بالسجلات غير المستخدمة حاليا أو السجلات الوسيطة.
مخزن السجلات شبه النشطة: مساحة تخزين تخضع للمراقبة يتم فيه تخزين السجلات شبه النشطة على نحو آمن حتى يحين موعد تدميرها أو يتم نقلها إلى محفوظات قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وتقع هذه المساحة داخل، أو بالقرب من، المكتب حيث يتم جلب الملفات ويكون منفصل عن مساحة تخزين الملفات التي مازالت قيد الاستخدام.
ما أوجه الاختلاف بين مخزن السجلات شبه النشطة ومركز سجلات البعثة؟
مخزن السجلات شبه النشطة هو مساحة تخزين تخضع للمراقبة يتم فيها تخزين السجلات شبه النشطة على نحو آمن حتى يحين موعد تدميرها أو يتم نقلها إلى محفوظات قسم إدارة المحفوظات والسجلات. وتقع هذه المساحة داخل، أو بالقرب من، المكتب حيث يتم جلب الملفات ويكون منفصل عن مساحة تخزين الملفات التي مازالت قيد الاستخدام.
أما مركز سجلات البعثة فهو مرفق تخزين مركزي لتخزين السجلات شبه النشطة يتولى إدارته موظف اتصال السجلات. في حالة وجود مركز سجلات لدى البعثة، فينبغي استخدامه لتخزين السجلات شبه النشطة. ويقدم قسم مجموعة الأدوات في إدارة السجلات في مرفق تخزين سجلات البعثة التوجيهات وأفضل الممارسات الخاصة بإدارة مخزن السجلات شبه النشطة ومراكز السجلات.
ويشير مصطلح "الأرشيف المحلي" الوارد في الجداول الزمنية للاحتفاظ في الأمم المتحدة إلى كل من مخزن السجلات شبه النشطة ومراكز السجلات.
درجات الحرارة الملائمة هي 64.5 درجة فهرنهايت/18 درجة مئوية أو أقل، ورطوبة نسبية تتراوح بين 40-45%