قسم إدارة الوثائق
التعريف بنا
قسم إدارة الوثائق هو نقطة الدخول لجميع طلبات تجهيز وثائق الهيئات التداولية والمنشورات الصادر بشأنها تكليف.
التعريف بعملنا
ينسق القسم إصدار وثائق الهيئات التداولية والمنشورات الصادر بشأنها تكليف في الوقت المناسب. ويتعاون عن كثب مع الإدارات المقدمة للوثائق، وأمانات الهيئات الحكومية الدولية، والبعثات الدائمة، وجميع وحدات تجهيز الوثائق، لضمان تقديم الوثائق على نحو يمكن التنبؤ به وإصدارها في الوقت المحدد باللغات الرسمية الست للأمم المتحدة في آن واحد.
ويضطلع القسم بالمهام الرئيسية التالية التي تغطي سلسلة تجهيز الوثائق وإدارتها بأكملها:
-
التخطيط المسبق للوثائق التي ستعرض على الجمعية العامة ومجلس الأمن والمجلس الاقتصادي والاجتماعي وجميع هيئاتهم الفرعية في نيويورك للنظر فيها من خلال:
- استعراض القرارات قبل اتخاذها لتقييم الآثار المترتبة في الميزانية البرنامجية
- إدارة الطلب من خلال الجدولة الزمنية لتجهيز الوثائق وإدارة طلبات الإعفاء وتوفير توقعات عبء العمل لتيسير تخطيط الطاقة الإنتاجية في جميع وحدات التجهيز
- التحقق من أن جميع وثائق الهيئات التداولية لما قبل الدورات، أي الوثائق المطلوبة لتنظر فيها الهيئات التداولية أثناء دوراتها، قد أعدت وقدمت لغرض تجهيزها وفقًا للولايات التشريعية
- تجهيز الوثائق، بما يشمل جدولة وثائق الهيئات التداولية وتجهيزها وإصدارها في الوقت المناسب باللغات الرسمية الست للأمم المتحدة، باستخدام النظام الإلكتروني الشامل لإدارة الوثائق
(نظام gDoc)، وهو نظام إلكتروني لإدارة تدفق العمل من البداية إلى النهاية
وتعد الإدارة الاستباقية للوثائق، التي تشمل الجدولة الزمنية لتجهيز الوثائق وإدارة طلبات الإعفاء والجدولة الديناميكية، أمراً بالغ الأهمية لإصدار الوثائق في الوقت المناسب. ويستخدم القسم أدوات تحليل المعلومات المتعلقة بالأعمال من أجل تحليل البيانات التي تبين الاتجاهات والتنبؤ بالوثائق غير المشمولة بنظام الجدولة الزمنية لتجهيز الوثائق، مع تحديد المخاطر والحد منها في الوقت نفسه.
إدارة الوثائق ...