Sección de Gestión de Documentos
Quiénes somos
La Sección de Gestión de Documentos canaliza todas las solicitudes de procesamiento de documentos para reuniones y de publicaciones previstas en los mandatos.
Qué hacemos
La Sección coordina la presentación puntual de los documentos para reuniones y las publicaciones previstas en los mandatos. Mantiene una estrecha interacción con los autores de los departamentos, las secretarías de los órganos intergubernamentales, las misiones permanentes y todas las dependencias de procesamiento para garantizar que la presentación de los documentos sea previsible y que estos se publiquen a tiempo y simultáneamente en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas.
Las principales funciones de la Sección, que abarcan toda la cadena de gestión y procesamiento de la documentación, son las siguientes:
- Planificación anticipada de los documentos que deben examinar la Asamblea General, el Consejo de Seguridad, el Consejo Económico y Social y todos sus órganos subsidiarios en Nueva York, para lo cual es necesario:
- Examinar las resoluciones antes de que se aprueben a fin de evaluar sus consecuencias para el presupuesto por programas.
- Gestionar la demanda asignando fechas para la presentación de documentos y negociando las excepciones, y pronositcar el volumen de trabajo para facilitar la planificación de la capacidad en todas las dependencias de procesamiento.
- Verificar que todos los documentos anteriores a cada período de sesiones, es decir, los que van a examinar los órganos deliberantes en sus períodos de sesiones, se redacten y presenten para su procesamiento de conformidad con los mandatos legislativos.
- Procesamiento de la documentación, que abarca la programación, el procesamiento y la publicación puntual de los documentos para reuniones en los seis idiomas oficiales de las Naciones Unidas, utilizando gDoc, que es un sistema electrónico de gestión del flujo de trabajo de principio a fin.
La gestión proactiva de los documentos, que incluye la asignación de fechas para la presentación de documentos, la negociación de excepciones y la programación dinámica, es crucial para que los documentos se publiquen con puntualidad. La Sección utiliza herramientas de inteligencia institucional para analizar los datos y establecer tendencias, y para el propósito de los documentos no programados, detectando y mitigando al mismo tiempo los posibles riesgos.