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三. 向会员国提供更好的服务
84. 为使联合国解决任何实质问题，会员国依靠一个支助和活动基础设施，这一设施极为关键，但并没有广为人们所了解。会员国为其会议要求提供背景资料和文件、设施和口译服务，要求提供关于审议情况和决定的报告和记录。联合国在此方面运作得怎样是整个联合国发挥效益的关键所在。
85. 在本节内，我要探讨加强联合国报告连贯性和影响以及减少报告数量的措施。我还提出措施，协助制订更加统一的会议规划和管理方法。
A. 精简报告
86. 联合国从事的工作所造成的影响和现实意义在极大程度上依赖报告的质量。报告提供联合国主要机构需要的数据和分析，以便在了解情况后对实质性政策问题和整个联合国资源分配作出选择。联合国的报告还对联合国就数量惊人的问题进行的辩论和作出的决定提供文件记录。
87. 报告的价值取决于编写报告时所做研究工作的深度，内容表述的清晰度，以及报告印发的及时性。目前，报告数量多如牛毛，往往重复，造成的影响很零碎。向大会第五十六届会议共提交500多份文件，另有100份文件提交给经济及社会理事会（经社理事会）同时召开的届会。此外，联合国各主要机构对报告的要求也常常同附属机构和职司委员会的要求重复。
88. 各会员国，尤其是小国，面对这些需要读懂、需要采取行动，但又堆积如山的文件束手无策。秘书处本身正在想方设法跟上各政府间机构要求的文件越来越多的形势。要求数量之大，正在减弱秘书处提供有重点，有增加值的分析能力。
89. 报告的内容和及时性影响到整个系统的决策质量。编写数量较少，但更及时、质量更高的文件，这对于振兴大会和经济及社会理事会的工作十分关键。精简报告将有助于提高政策的连贯性，确保政府间机构综合处理有关政策问题。
90. 各会员国认识到，需要采用新方法。经济及社会理事会在最近一届会议上呼吁会员国、其附属机构和秘书处加紧努力，确保加强它要求的报告与提交给理事会的报告之间总体统一，并精简文件。经社理事会还请秘书处就有关任务提交综合报告。
91. 下面的提议是以两项基本原则为准：综合处理相互关联的问题以及减少文件数量、篇幅和频率。
92. 初步审查表明，大量文件涉及类似的主题。例如，每年印发的关于联合国同其它组织之间的关系的文件超过15份，同样地关于各个救灾活动的文件也很多，其中一些是若干年前的救灾活动。今后，我们将为每一项这类问题编写一份综合报告。我还将继续寻求其它机会来综合归纳重复性报告。
93. 在经济和社会领域，情况尤其复杂。各份报告都是由各不同的部厅按照经济及社会理事会、大会第二委员会和第三委员会以及各职司委员会提出的多种要求编写的。
94. 合并报告和使报告合理化的计划可以包括以下内容：
(a) 在秘书长关于联合国工作的报告和秘书长关于《联合国千年宣言》执行情况的报告这两项规定编写的年度报告中，将全面审查联合国面临的所有问题。第一份报告回顾联合国的工作，第二份报告监测全球进展情况，着重分析和向前看；
(b) 然后可以编写几份跨越主题的报告，论述同第二委员会和第三委员会相关的重要全球性主题，例如全球化与贫穷问题；
(c) 以这些范围较广的报告为指导，为第二委员会和第三委员会编写数目有限的主题报告，涉及它们重复审议的议程项目的内容，以及最好作为这些主题报告的组成部分来处理的具体报告要求。
95. 这些主要报告还可以在附属机构中用作背景文件。
96. 在回应你们未来的报告要求方面，我将谨慎行事。我将以下列两项关切的问题为指导：加强秘书处提交大会审议的分析报告的连贯性；协助大会以综合方式处理相关问题，从而帮助大会最大限度地加强政策的现实意义及其审议所得结果的影响。
97. 并非每份报告的价值都是相同的，也不是同样重要，编制文件并不一定是传播某些事项的最有效的手段。我预计：
(a) 如果要求澄清事实，或是定期提供重复活动的最新资料，可以向有关委员会或机构提出口头报告。这可载入会议简要记录之中，供第二天分发；
(b) 载有政策内容的报告将继续作为秘书长的报告提交。提供资料的报告可能是例常报告，如资料说明和议程文件等，可以作为秘书处的报告提交。
98. 联合国的报告还可以按以下方法加以改进：
(a) 严格遵守页数限制。我们已经改进了对这一规定的遵守情况；
(b) 用词简单明了；
(c) 更加着重需要采取和建议的行动；
(d) 以简短的执行摘要概括报告实质内容。
99. 最后，有些问题需要解决，它们涉及报告的频率，以及有关定期编制报告的要求虽过期很久但仍记录在案。我敦促会员国审议各项报告要求的频率，以及是否可能建立有系统的审查机制，以确定重复性报告是否仍然需要。
行动11. 报告将按下列办法加以改进：
(a) 合并有关主题的报告；
(b) 编写更清晰的报告，载列明确的行动；
(c) 遵守规定的页数限制。
行动12. 我鼓励大会建立一种机制，来审查重复性报告的要求是否继续需要及其频率。
B. 大小会议的管理
100. 联合国每天都召开大小会议，编制大量报告和文件。这些都不是本组织可有可无的活动，而是反映世界上包容性最强的多边机构每日运作的中心环节和根本方面。
101. 大会要求全面审查大会事务和会议事务部的工作方法、职能和生产力水平，细节载于秘书长的一份报告（A/57/289）。在这一全面审查基础上，我打算提出若干根本措施，改进该部向会员国提供服务的方法。
以综合性办法规划和管理会议和文件
102. 该部应更积极主动提高政府间活动整个过程的效益。这需要调整其工作方法，强调事先规划，采取综合性办法管理会议和文件；建立新的组织结构，提高效率和成本效益；战略性地利用信息技术来编制、翻译和分发文件，以及规划和管理会议。为反映这一变革和其它变革，该部目前改称大会和会议管理部。将落实的其它改革如下：
103. 预先规划。 该部在同有关政府间机构和秘书处其它部门协商下，大幅度改进其有关会议和文件的规划。该部将在大会届会开幕之前，同大会主席以及各委员会和会议的主席团协商，尽早制订会议和文件的详细规划安排。
104. 协调。 大会六个主要委员会的秘书将在全年内定期开会，作为一种协调机制来规划和安排会议。他们还将同该部密切协调，确保及时编写所有必要文件。
105. 尽量利用全球存在。 将指示该部运用其遍布全球的人员和资源，最好地实时满足本组织的需求和要求，从而降低成本费用。该部还将负责执行工作量分配安排，协调其所有相关政策、程序和数据库。
106. 会议管理。 该部将同大会各委员会一道确保各次会议都有适当的议程，所有正式讨论按时开始和结束。
107. 电子文件处理。 为了更有效地管理文件流动，并尽可能广泛分发文件，该部将设法实施一套数字文件处理系统。该部将编写不断增补新内容的网基《日刊》，所有参考文件都用有效超文本链接。还将包括一个全部会议活动的数据库。
108. 文件管理。 一个新的时间档制度将确保文件在预定由要求这些文件的机构审议之前很早就以所有需要的语文印发。最终将引进的要求才印的技术将能够以会员国要求的格式印发文件，减少印数、运输费用和纸张消耗量。
行动13. 大会和会议管理部将实行改革，采用综合性更强的方法规划管理会议和文件。
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