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Foire aux questions

Questions

1. Qu’entend-on par « enregistrement des membres du personnel des missions » et par « enregistrement des membres des délégations participant aux réunions » ? | 2. Dois-je être enregistré(e) en tant que membre du personnel ou en tant que membre de délégation participant aux réunions ? | 3. L’enregistrement est-il soumis à un délai particulier ? | 4.  Mon conjoint et mes enfants sont citoyens américains ; dois-je les faire enregistrer ? | 5. Je suis citoyen(ne) américain(e) ou résident(e) permanent(e) (titulaire de la carte verte) ; dois-je présenter une copie de mon passeport ? | 6.  Mes enfants peuvent-ils obtenir une carte d’identité ONU ? | 7.  Mon conjoint peut-il se procurer une carte d’identité ONU ? | 8. En quoi le rang diplomatique se distingue-t-il du titre fonctionnel ? | 9. Je dispose d’un nouveau passeport, mais mon visa se trouve dans mon passeport périmé. Quel passeport dois-je présenter au Service du protocole ? | 10. En tant qu’étudiant effectuant une formation pratique facultative (Optional Practical Training, OPT), dois-je présenter une photocopie de mon formulaire I-20 ou de ma carte d’autorisation d’emploi (Employment Authorization Card) pour l’enregistrement ? | 11.  Dois-je rédiger une lettre d’accompagnement pour toute demande relative au personnel ? (très important) | 12. Dans quels cas dois-je adresser une lettre à la Chef du protocole ? | 13.  Dans quels cas dois-je contacter le (la) fonctionnaire du protocole qui s’occupe de ma mission ? (liste non exhaustive) | 14. Où puis-je trouver l’adresse du Service du protocole et de la liaison de l’ONU, les différents formulaires, les notes verbales, le Livre bleu et la liste des hauts fonctionnaires de l’ONU ? | 15.  Qui est le (la) fonctionnaire responsable de ma mission permanente ou de ma mission d’observation ? | 16. Combien de photos sont nécessaires pour l’enregistrement ? | 17.  Dois-je adresser la lettre d’accompagnement au Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies ou à la Chef du Protocole ?

 

 

1. Qu’entend-on par « enregistrement des membres du personnel des missions » et par « enregistrement des membres des délégations participant aux réunions » ?

« Enregistrement des membres du personnel des missions »

Les membres du personnel des missions permanentes, des missions d’observation et des institutions spécialisées, ainsi que les membres de leur famille et leurs employés de maison, doivent être enregistrés auprès du Service du protocole et de la liaison, afin que les informations les concernant soient traitées et transmises au pays hôte en temps voulu.

« Enregistrement des membres des délégations participant aux réunions »

L’enregistrement des membres des délégations participant aux réunions consiste à communiquer à l’Organisation les pouvoirs qui leur sont confiés par l’autorité dont ils relèvent.
Les missions permanentes, les missions d’observation, les institutions spécialisées et organisations apparentées ainsi que les membres associés des commissions régionales doivent adresser une demande de carte d'accès pour le personnel accrédité (les membres des délégations officielles et/ou du personnel d’appui qui participeront aux réunions officielles d’un ou plusieurs organes de l’ONU tenues au Siège, ou à des réunions avec des fonctionnaires du Secrétariat) au moyen du système en ligne eRegistration.

 

2. Dois-je être enregistré(e) en tant que membre du personnel ou en tant que membre de délégation participant aux réunions ?

Vous devez être enregistré(e) en tant que membre de délégation participant aux réunions si :
· Vous vous rendez temporairement au Siège de l’Organisation pour participer à une réunion officielle ou à une réunion avec de hauts fonctionnaires de l’ONU ;

Vous devez être enregistré(e) en tant que membre du personnel d’une mission si :
· Vous êtes membre à temps plein du personnel de la mission, en qualité de diplomate ou d’employé(e) de bureau ;
· Vous êtes stagiaire ou membre temporaire du personnel de la mission et n’êtes pas membre d’une délégation.

Veuillez noter que les conjoints qui feraient tous deux partie du personnel d’une mission doivent être enregistrés séparément.

 

3. L’enregistrement est-il soumis à un délai particulier ?

Les membres de votre famille, vos employés de maison et vous-même devez vous enregistrer dès votre arrivée sur le lieu de la mission et votre prise de fonctions. Si vous travaillez pour une mission, vous devez être enregistré(e).

 

4. Mon conjoint et mes enfants sont citoyens américains ; dois-je les faire enregistrer ?

Oui, s’ils résident avec vous, ils doivent faire l’objet d’un enregistrement même s’ils ont la citoyenneté américaine.

 

5. Je suis citoyen(ne) américain(e) ou résident(e) permanent(e) (titulaire de la carte verte) ; dois-je présenter une copie de mon passeport ?

Si vous êtes citoyen(ne) américain(e) : Oui, vous devez présenter une copie numérisée (au format .pdf) de la page principale de votre passeport.

Si vous êtes résident(e) permanent(e) : Oui, vous devez présenter une copie numérisée de votre passeport ainsi qu’une copie recto verso de votre carte verte (carte de résidence permanente), toutes deux au format .pdf.

 

6. Mes enfants peuvent-ils obtenir une carte d’identité ONU ?

Les cartes d’identité ONU ne sont délivrées ni aux enfants du personnel diplomatique, ni à ceux du personnel de bureau.

 

7. Mon conjoint peut-il se procurer une carte d’identité ONU ?

Seuls les conjoints de diplomates peuvent obtenir une carte d’identité ONU.

 

8. En quoi le rang diplomatique se distingue-t-il du titre fonctionnel ?

Un(e) diplomate est une personne désigné(e) par un État pour mener des négociations avec les représentants d’autres États. Il ou elle est habilité(e), en vertu des pouvoirs qui lui ont été confiés, à remplir certaines fonctions au nom du pays ou de l’institution qui l’a accrédité(e). Le rang diplomatique qu’un gouvernement attribue à un(e) diplomate correspond à la position hiérarchique de cette personne au sein du corps diplomatique (par exemple, ambassadeur(drice), conseiller(ère), premier(ère) secrétaire, attaché(e), etc.).

Le titre fonctionnel décrit les attributions spécifiques d’un(e)diplomate en un lieu d’affectation particulier. Les diplomates n’ont pas obligatoirement de titre fonctionnel. Il existe plusieurs titres fonctionnels, tels que celui de Représentant(e) permanent(e), de conseiller(ère) militaire ou de juriste, par exemple.

Le titre fonctionnel sert également à préciser les attributions des membres du personnel non diplomatique qui remplissent certaines fonctions au sein des missions (par exemple, secrétaire, chauffeur, stagiaire ou agent(e) de sécurité).

Liste exhaustive des rangs diplomatiques :

  • Ambassadeur(drice) extraordinaire et plénipotentiaire
  • Ambassadeur(drice)
  • Ministre plénipotentiaire
  • Conseiller(ère)
  • Premier(ère) secrétaire
  • Deuxième secrétaire
  • Troisième secrétaire
  • Attaché(e)
  • Attaché(e) assistant(e)

Liste non exhaustive de titres fonctionnels :

Personnel diplomatique

  • Représentant(e) permanent(e)
  • Représentant(e) permanent(e) adjoint(e)
  • Conseiller(ère) militaire

Personnel non diplomatique

  • Administrateur(trice) financier(ère)
  • Secrétaire
  • Réceptionniste
  • Assistant(e)
  • Chauffeur(euse)
  • Interprète
  • Etc.

À noter :

Le terme « Conseiller(ère) » (Adviser en anglais) ne désigne pas un rang diplomatique, et ne constitue un titre fonctionnel valable que lorsqu’il est assorti du domaine d’expertise de la personne concernée (par exemple, Conseiller(ère) pour les politiques, Conseiller(ère) juridique, Conseiller(ère) chargé(e) des questions relevant de la Première Commission).

Un rang diplomatique n’est pas une fonction.

 

9. Je dispose d’un nouveau passeport, mais mon visa se trouve dans mon passeport périmé. Quel passeport dois-je présenter au Service du protocole ?

Des copies de la page des données personnelles des deux passeports doivent être numérisées (au format .pdf) et déposées.

 

10. En tant qu’étudiant effectuant une formation pratique facultative, dois-je présenter une photocopie de mon formulaire I-20 ou de ma carte d’autorisation d’emploi pour l’enregistrement ?

Vous devez présenter les deux. Les étudiants titulaires d’un visa F-1 pouvant prétendre à un permis de travail au titre d’une formation pratique facultative délivré par la Direction de la citoyenneté et des services d’immigration doivent présenter une copie de leur formulaire I-20 et de leur carte d’autorisation d’emploi.

 

11. Dois-je rédiger une lettre d’accompagnement pour toute demande relative au personnel ? (très important)

Tous changements – nominations, promotions, départs, etc. – concernant l’effectif diplomatique, de même que tous autres événements relatifs au personnel, doivent être signalés par lettre (et non par une note verbale). De manière générale, toute demande relative au personnel, qu’elle concerne un enregistrement, une cessation de fonctions, un renouvellement de carte d’identité ONU, une modification ou une rectification d’informations, par exemple, doit être communiquée par lettre.

De même, toute communication officielle contenant des éléments d’information importants concernant le gouvernement d’un État Membre doit être transmise par lettre par le chef de la mission concernée.

Les notes verbales servent uniquement à faire part d’informations administratives courantes n’ayant pas trait au personnel, comme la fermeture d’une mission lors d’une fête nationale.

Pour plus de précisions, voir la distinction entre lettres et notes verbales établie à la section Définitions de la présente page.

 

12. Dans quels cas dois-je adresser une lettre à la Chef du protocole ?

Il convient d’adresser une lettre à la Chef du protocole dans les cas suivants :

Enregistrement ou cessation de fonctions :

  • De membres du personnel administratif, du personnel technique ou du personnel d’appui ;
  • D’employés de maison ;
  • De membres du personnel des institutions spécialisées ;
  • De stagiaires ;
  • De membres de la famille de toute personne appartenant à l’une des catégories énumérées ci-dessus et résidant avec l’intéressée;
  • Délivrance de cartes d’accès aux anciens Représentants permanents ;
  • Perte de carte d’accès ;
  • Mises à jour d’informations.

 

13. Dans quels cas dois-je contacter le (la) fonctionnaire du protocole qui s’occupe de ma mission ? (liste non exhaustive)

  • Visite d’un(e) dignitaire ;
  • Absence du (de la) Représentant(e) ou de l’Observateur(trice) permanent(e) ;
  • Présentation de pouvoirs ;
  • Changement relatif au gouvernement, modification du nom du pays ou du drapeau ;
  • Changement concernant les membres du personnel de la mission (adresse, visa, situation matrimoniale, etc.) ou la mission elle-même (adresse, numéro de téléphone, adresse électronique générale, etc.).

 

14. Où puis-je trouver l’adresse du Service du protocole et de la liaison de l’ONU, les différents formulaires, les notes verbales, le Livre bleu et la liste des hauts fonctionnaires de l’ONU ?

Tous ces documents et renseignements sont accessibles sur le site Web du Service du protocole et de la liaison

Adresse : Room S-0201, United Nations, New York, NY 10017
Tél. : (212) 963-7171, (212) 963-7172

 

15. Qui est le (la) fonctionnaire responsable de ma mission permanente ou de ma mission d’observation ?

Pour savoir à quel(le) fonctionnaire du protocole vous adresser, veuillez consulter la page relative à la Répartition des responsabilités.

 

16. Combien de photos sont nécessaires pour l’enregistrement ?

Une photo numérisée est requise. Les photos doivent être en couleur, au format passeport, et prises au cours des six derniers mois.

 

17. Dois-je adresser la lettre d’accompagnement au Secrétaire général de l’Organisation des Nations Unies ou à la Chef du Protocole ?

  • Les lettres concernant l’enregistrement de membres du personnel diplomatique d’une mission permanente doivent être adressées au Secrétaire général.
  • Les lettres concernant l’enregistrement de membres du personnel non diplomatique d’une mission permanente (par exemple, personnel administratif, personnel technique ou personnel d’appui) ou d’employés de maison travaillant pour tout membre du personnel d’une mission permanente doivent être adressées à la Chef du Protocole.

Service du protocole et de la liaison

Définitions

Membre de la mission

On entend par membre de la mission une personne employée par la mission concernée, en qualité de diplomate ou non. Sont considérés comme personnes à charge les membres de sa famille ainsi que ses employés de maison (mais NON ceux de la mission).

Adresse permanente aux États-Unis

On entend par adresse permanente aux États-Unis le lieu où résident le membre de la mission, ainsi que les personnes à sa charge, pendant la durée de ses fonctions auprès de la mission. Cette adresse doit être située dans l’un des trois États de la zone métropolitaine de New York (New York, New Jersey ou Connecticut). Il ne peut en aucun cas s’agir de l’adresse de la mission permanente, sauf si ladite mission fait également office de lieu de résidence à temps plein pour son personnel.

Lettre / note verbale

Une « lettre » est une communication officielle adressée par une personne (le représentant permanent ou le chef de chancellerie, par ex.) à une autre (le Secrétaire général ou le Chef du protocole, par ex.) et signée par son auteur. En règle générale, elle est signée par le représentant ou l’observateur permanent de l’État en question, ou, si celui-ci est absent, par le chargé d’affaires par intérim de la mission.

Une note verbale est une communication d'ordre général qui peut être adressée à une organisation (personne tierce) ou à un groupe d'organisations (par exemple, l'Organisation des Nations Unies ou toutes les missions permanentes). La note verbale est paraphée par son auteur, et envoyée par une mission permanente ou une mission d'observation. La note verbale n'a pas besoin d'être signée.