الخدمات المقدمة إلى المنظمة

تحديد المشاكل النُّظُمية

تتيح التعاملات المنتظمة والمستمرة مع الأطراف المعنية للمكتب فرصة تحديد وتحليل المشاكل النظمية الجارية أو الناشئة في المنظمة والإبلاغ عنها. ويمكن أن يعزى العديد من المنازعات إلى مشاكل نظمية مثل الثغرات أو أوجه عدم الاتساق في سياسات المنظمة أو إجراءاتها أو نُظمها أو هياكلها. ويمكن أن تكون لهذه المشاكل جذور عميقة في ثقافة المنظمة، كما يمكن أن تنتج عن عدم الاتساق بين الأغراض ومعايير تقديم الحوافز، أو عن الافتقار إلى التنسيق فيما بين وحدات المنظمة عند تنفيذ الاستراتيجيات والسياسات. ويتيح الكشْف المبكر عن هذه المسائل للمنظمة أن تستجيب على نحو يتسم بالشمولية والقدرة على التكيف، ويمكن أن يساعد على إدارة المنازعات الحالية والمقبلة.

ملاحظات أصحاب المصلحة

يمكن أن يُعرض بعض المسائل التي يتم تحديدها على أصحاب المصلحة التي يمكنها القيام بدور في التخفيف من حدة الشواغل المتعلقة بأماكن العمل. ويمكن أن تكون التعليقات التي ترفع إلى كبار المديرين والمشرفين إما تعليقات ترتبط بمواقع معينة (مثلما يخص شيئا يؤثر على الموظفين العاملين في مركز عمل محدد) وإما تعليقات مواضيعية.

ولا يحل الخبراء أو الوسطاء العاملون في مكتب أمين المظالم محل الإدارة، ولا يتمتعون بولايةٍ أو سلطةٍ تخول لهم فرض إجراءات محددة. بيد أن خبراء تسوية المنازعات يتوقعون أن يقوم أصحاب المصلحة والمديرون الذين يتلقون تعليقات سرية بشأن مشاكل في المجالات يشرفون عليها بتدقيق النظر في تلك المسائل، وعند الاقتضاء، باتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها وفقا للولايات المنوطة بهم وحسب خطوط المساءلة.

المساهمة في السياسات والإجراءات والمبادرات

غالبًا ما يتم استشارة المكتب بشأن القواعد واللوائح والسياسات والممارسات المقترحة والحالية على حد سواء.