شعبة خدمات المؤتمرات (نيروبي)

تتألف شعبة خدمات المؤتمرات مما يلي:  

 

 

وتضم الشعبة أيضاً وحدة لتكنولوجيا المعلومات وجمعية البلدان الأفريقية لبرنامج الماجستير في الترجمة التحريرية والشفوية. وتقدم الشعبة مجموعة شاملة من خدمات المؤتمرات إلى برامج الأمم المتحدة الموجودة في نيروبي، ولا سيما: برنامج الأمم المتحدة للبيئة، وبرنامج الأمم المتحدة للمستوطنات البشرية، وهيئاتهما الفرعية، وكذلك إلى الاجتماعات والمؤتمرات التي تعقدها، في نيروبي وخارجها، وكالاتُ الأمم المتحدة وصناديقها وبرامجها الأخرى، والمنظمات الحكومية الدولية.

 

أنشئت شعبة خدمات المؤتمرات ككيان مالي مستقل تابع لمكتب الأمم المتحدة في نيروبي في أيلول/سبتمبر 2000، من خلال توحيد أنشطة وموارد خدمات المؤتمرات في الميزانية العادية التي كانت موزّعة في السابق على أبواب الميزانية المخصصة لبرنامج الأمم المتحدة للبيئة، وبرنامج الأمم المتحدة للمستوطنات البشرية، ومكتب الأمم المتحدة في نيروبي. ويموَّل عدد كبير من برامج الشعبة على أساس استرداد التكاليف.

 

وما فتئت شعبة خدمات المؤتمرات، منذ إنشائها، توفر مرافق المؤتمرات والاجتماعات المعقودة في نيروبي، فضلا عن تقديم الخدمات للاجتماعات التي تُعقد في الخارج. وبالاعتماد على 13 غرفة اجتماعات، وبدعم من موظفين متفانين، تهدف الشعبة إلى تلبية احتياجات العملاء بمختلف أنواعهم وإلى تقديم خدمات لمجموعة متنوعة من المناسبات المتصلة بالمؤتمرات. وتقدم الشعبة خدمات إلى حوالي 000 4 اجتماع في السنة، ويصل منتوج الوثائق حاليا إلى حوالي ثمانية ملايين كلمة في السنة.

 

وإضافة إلى توفير مرافق المؤتمرات، تعرض شعبة خدمات المؤتمرات طائفة واسعة من خدمات المؤتمرات الأخرى التي تشمل خدمات النشر والتحرير والترجمة التحريرية  والترجمة الشفوية. وإضافة إلى توفير غرف الاجتماعات، تنظّم الشعبة معارض عند الطلب. وتقوم الشعبة أيضا بتنسيق جميع الاحتياجات المتصلة بالمناسبات التي توفرها الكيانات الأخرى التابعة لمكتب الأمم المتحدة في نيروبي مثل إدارة المرافق والخدمات الطبية والأمن. وسواء كان من المقرر عقد المناسبات في نيروبي أو في مكان آخر ليس لدى الأمم المتحدة مرافق مؤتمرات فيه، يمكن لشعبة خدمات المؤتمرات أن تساعد على تلبية جميع الاحتياجات التي قد يتطلبها أي عميل وهي ستقوم بذلك فعلا.

 

وإلى جانب تقديم خدمات للهيئات المدرجة اجتماعاتها في الجدول التي تستضيفها نيروبي، تقدم الشعبة الخدمات على أساس استرداد التكاليف في نيروبي وفي أماكن أخرى. وتُحدّد تقديرات التكاليف حسب متطلبات المناسبة، وتُعد خطط مفصلة لتقديم خدمات تكون في مستوى توقعات العملاء.

 

ونظرا إلى أن تلك الخدمات غير مدرجة في الميزانية وبدون ضمانات مالية، حيث يطلب العملاء الخدمات عندما يحتاجون إليها، تواصل الشعبة إدارة مواردها بطريقة تكفل لها مواصلة عملياتها على المدى الطويل. ويتمثل هدفها الرئيسي في خفض تكلفة خدماتها لكي تتمكن الشعبة من الحفاظ على قدرتها التنافسية وتغطية تكاليفها على أمل تحقيق احتياطي متواضع يساهم في استدامتها المالية. وتُستخدم الإيرادات المجنية من استرداد التكاليف لتمويل نسبة 54 في المائة من الوظائف في الشعبة.