المكتب التنفيذي
التعريف بنا
يتولى المكتبُ التنفيذي مساعدةَ إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات، أكبرِ إدارة في الأمانة العامة، لتمكينها من الاضطلاع بالولاية المنوطة بها، وذلك بإسداء المكتب المشورةَ في مجال السياسة العامة المتعلقة بالميزانية وتخطيط الموارد، والإدارة المالية، وإدارة الصناديق الاستئمانية، وإدارة الموارد البشرية، والإدارة العامة، وإدارة الأصول، ودعم البرامج والرقابة للوحدات المستفيدة من خدمات المكتب. ويضطلع المكتب التنفيذي أيضا بالمسؤولية عن عملية إعداد الميزانية السنوية. فميزانية الإدارة لعام 2020 (الموارد العادية والموارد الخارجة عن الميزانية) تتجاوز 351 مليون دولار.
والمكتب التنفيذي الذي يضم 20 موظفا متفرغا من موظفي الموارد البشرية والإدارة والمالية، يدير شؤون أكثر من 100 1 موظف من موظفي إدارة المؤتمرات في المقر، وينسق مع نظرائه في جنيف ونيروبي وفيينا في أمور السياسة العامة المتعلقة بأكثر من 000 2 موظف من موظفي اللغات والمؤتمرات على الصعيد العالمي. ويعمل المكتب التنفيذي ليكون بالنسبة لإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات آلية دعم فعالة تُوازن بين الامتثال الإجرائي والتنظيمي وبين قضاء المصالح والمرونة التشغيلية في بناء القدرات اللازمة من الموظفين والموارد لدعم برنامج عمل الإدارة الحافل بالأنشطة.
إن نجاح إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات يعتمد على ما يتحلى به موظفوها من الكفاءة المهنية وروح التفاني والعمل الجماعي، هم الموظفون المدنيون الدوليون القادمون من جميع أنحاء العالم، بمختلف انتماءاتهم العرقية والثقافية. ويعمل موظفو المكتب التنفيذي في الخفاء، ويظلون عنصرا أساسيا في جهود التقدم بالعمل الابتكاري الذي تقوم به الإدارة.
التعريف بعملنا
من المهام الأساسية للمكتب التنفيذي ما يلي:
- مساعدة وكيل الأمين العام وكبار الموظفين في وضع وتنفيذ ورصد المخطط العام لإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات، بما يشمل العنصر المالي والعنصر المتعلق بالموظفين وعنصر الأصول
- تقديم الدعم في إعداد الميزانية البرنامجية المقترحة بحسب الأنشطة والشعب ومراكز العمل، إضافة إلى ما يتصل بذلك من إبلاغ عن الأداء
- التصديق على النفقات وتجهيز جميع المعاملات المالية
- تنسيق جميع العمليات التي تندرج ضمن إدارة شؤون الموظفين والموارد البشرية، مثل خطط التوظيف والتطوير الوظيفي، وإدارة الموظفين، وإسداء المشورة في السياسة العامة لتقييم الأداء، وضمان الاتساق في تفسير وتطبيق النظامين الأساسي والإداري للموظفين وما يرتبط بذلك من سياسات وتوجيهات تتعلق بشؤون الموظفين
- تمثيل الإدارة في اجتماعات الهيئات الحكومية الدولية التي تتناول المسائل الإدارية والمالية والمسائل المتعلقة بالميزانية
- تقديم التوجيه للموظفين والمديرين بشأن جميع الأمور المتعلقة بالموظفين وقضايا السياسة العامة
- كفالة الاتساق بين النَّهج المعمول به في المكتب التنفيذي بنيويورك والمكاتب المماثلة في جنيف وفيينا ونيروبي، وتحديدا فيما يتعلق بالسياسة العامة والامتثال بهدف توحيد أساليب العمل وتنفيذ الممارسات الجيدة في أمور الميزانية والإدارة المالية وشؤون الموظفين وإدارة الأصول والإبلاغ عن الأداء
- تنسيق العمل مع المكاتب الأخرى في الأمانة العامة، ولا سيما مكتب الموارد البشرية، ومكتب تخطيط البرامج والمالية والميزانية، وشعبة المشتريات، ومكتب أمين المظالم وخدمات الوساطة في الأمم المتحدة، ومكتب تكنولوجيا المعلومات والاتصالات
- المساعدة على التخطيط والرصد والرقابة وتنفيذ الولايات المقررة عن طريق تحليل الأعمال وإصدار تقارير الإدارة ليستخدمها فريق الإدارة العليا بإدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات
ويساهم فريق المكتب التنفيذي في إعطاء إدارة شؤون الجمعية العامة والمؤتمرات مكانة الشريك والميسِّر ومقدِّم الخدمات الجدير بالثقة.